Taakswitchen maakt flow onmogelijk.

Ik zat in een ME bus met allemaal mannelijke teamleden van een CoPi op weg naar de locatie toen een iemand me vroeg: 'Is het waar dat vrouwen twee dingen tegelijk kunnen doen?' Nog voor ik kon antwoorden vertelde een ander met een grote lach: 'Mijn vrouw kan bellen, achteruit rijden en de spiegel er afrijden, op hetzelfde moment.  De hele wagen lachen. Ik hoefde niets meer te zeggen.

De snelste manier om veel te doen is door één ding tegelijk te doen.

Singletasken dwingt je om je op één ding tegelijk te richten en andere eisen buiten te sluiten. Of je voert een gesprek of je leest je mail. Of je leest een verslag of je bent met je aandacht bij de vergadering. Singeltasken is niet nieuw, de vroege jagers en verzamelaars deden het al om te overleven. Je kunt niet jagen als je geen focus of aandacht hebt.

Voordelen van singletasken:

• De jij benadering.
  Je bent oprecht met je aandacht bij de vergadering, de ander of je werk. De ander voelt dat je met aandacht aanwezig bent, de ander voelt oprecht contact en respect.
• Efficiënt en effectief.
  Door taken niet onnodig vaak in je handen te hebben. Je elke keer weer opnieuw te moet verdiepen in de taak of opdracht kost veel tijd.
• Minder fouten.
  Je maakt minder fouten omdat je alles met aandacht doet. Je maakt minder kans op ongelukken en vergissingen.
• Scherpe focus.
  Met focus je werk doen geeft meer voldoening. Als je werk met aandacht is gemaakt voelt dit prettig, werk dat je afraffelt maakt minder gelukkig.
• Flow.
  In een flow voel je je sterk, alert, verricht je moeiteloos je werk, Je bent de situatie volledig meester en je presteert op de top van je kunnen. Zowel je tijdsbesef als je problemen verdwijnen tijdelijk achter de horizon en even lijk je buiten jezelf te staan.

Tips voor singletasken:

• Plak een ‘post it’ op je deur: tot 11uur niet storen.
• Beeld je in dat iemand die jij bewondert naast je staat en jouw prestatieniveau observeert en beoordeelt.
• Parkeerplaats, schrijf alle dingen die je gedachten verstoren (to-do's) op, parkeer ze.
• Clustertasken: beantwoord je emails/apps 3x per dag, ‘s morgens, na de lunch en voor je naar huis gaat.
• Eet met aandacht aan tafel, zonder tv, mobiels of andere afleidingen. Lunch niet achter je bureau.
• Leer de ‘jij benadering’.
• Zet (alle geluiden van meldingen van inkomende berichten op) je mobiel uit als je in gesprek gaat of een taak uitvoert.
• Meld voorafgaande aan je gesprek hoeveel tijd je hebt en geef ook aan dat het gesprek over 5 minuten ten einde loopt.
• Flextijd. Zet kruizen in je agenda, afspraakvrije perioden, voor dringende zaken. Zorg ook dat je tussen twee afspraken pauzes hebt.

Kies één uitdaging en begin nu.
Neem iets concreets, zoals omgaan met ongepland bezoek, social media uitzetten, tijd inruimen om je dag te plannen, gefocust in vergaderingen/gesprekken zijn of door clustertasken je e-mails afhandelen. Informeer je collega’s en dierbaren dat je het anders gaat doen.

Nadelen van singletasken zijn dat je je grenzen gaat aangeven, door niet meer de hele dag beschikbaar en bereikbaar te zijn voor anderen. Je voldoet niet meer aan de verwachtingen van anderen. Anderen kunnen je minder aardig gaan vinden. Je kunt het gevoel krijgen dat je niet behulpzaam bent als iemand niet direct antwoord geeft.

Nog niet overtuigd van singletasken?

Tijdens een teamtraining  kwam de teamleider te laat binnen, liep regelmatig uit de zaal om te bellen, mailde tijdens de oefeningen en ging eerder weg. Alle andere teamleden onderschreven dat hij dit altijd doet en dat dit bij hen overkwam dat hij hen niet belangrijk vindt. Ze konden niet echt met hun problemen bij hem terecht. Als ze een afspraak met hem hadden werden ze onderbroken door allerlei mensen die gewoon binnen kwamen lopen.

Vaak vergoelijken we dit gedrag omdat hij zo druk is. Zware drukke baan en hij draagt grote verantwoordelijkheid. Eigenlijk komt het als oppervlakkig, arrogant, respectloos, ongeorganiseerd en ongeïnteresseerd over.

Multitasken betekent dat je in een staat van onophoudelijke afleiding leeft. Stress, context en eisen hebben allemaal invloed op hoe je verleid wordt om te  taakswitchen. Twee of meer taken tegelijk doen kan ons brein niet. Je kunt wel switchen tussen taken en sommige onder ons kunnen dat heel snel. Dr. David Meyer zegt: ’Onder de meeste omstandigheden kunnen de hersenen simpelweg geen twee complexe taken tegelijkertijd doen. Dit kan alleen wanneer de twee taken niet met elkaar vechten om dezelfde mentale middelen’.
Ook de mate waarin een taak geautomatiseerd is speelt hierin een rol. Autorijden en naar de radio luisteren of een gesprek voeren is voor een ervaren bestuurder geen probleem. Voor iemand die net zijn rijbewijs heeft nog lastig. Als je de route naar je werk rijdt is dit ook weer anders dan als je naar een nieuwe klant gaat in een plaats waar je nog niet eerder bent geweest.

Nadelen van multitasken:

• Je prefontale cortex krimpt door de stress van constante overbelasting. Je cognitieve functies gaan achteruit, zoals je mogelijkheid tot het vasthouden van aandacht en focus.
• Je komt niet in een flow.
• Je maakt 4x meer kans op een ongeluk als je tijdens het besturen van een voertuig of lopend met je mobiel bezig bent.
• Multitasken blokkeert de informatiestroom naar het kortetermijngeheugen. Informatie die niet tot in het kortetermijngeheugen komt kan niet omgezet worden naar het langetermijngeheugen.
• Je verliest het vermogen om je te concentreren. Net als een spier die je niet meer traint neemt deze vaardigheid af.

Geïnspireerd door Devora Zack.